Les logiciels de comptabilité des petites entreprises ont énormément changé ces dernières années. Heureusement, l'avènement de l'informatique dématérialisée a relégué à l'histoire l'époque où l'on achetait un logiciel de comptabilité dans une boîte et où on l'installait sur son propre ordinateur.La mode est à la comptabilité en ligne, augmentée par l'intelligence artificielle de préférence. Mais tous les services ne se valent pas et ne tiennent pas leur promesse.

Aujourd'hui, les jeunes entreprises et les petites entreprises peuvent choisir parmi toute une série de logiciels de comptabilité en ligne. La technologie permet de soulager les propriétaires de petites entreprises des problèmes de comptabilité et de comptabilité et offre également toute une série d'autres avantages.

Mais avec toutes ces solutions de comptabilité en ligne, comment choisir le système qui vous convient, à vous et à votre entreprise ?

C'est là qu'intervient ce guide. Si vous suivez les conseils et posez ces questions, vous devriez être en mesure de réduire rapidement le champ d'application et, en fin de compte, de choisir le meilleur logiciel de comptabilité en ligne pour vos besoins.

Il vaut la peine de prendre le temps de trouver le bon logiciel de comptabilité en ligne

Si vous créez une entreprise, vous devrez tenir un registre à jour de vos activités financières dès le premier jour. Il vaut donc la peine de prendre un peu de temps maintenant pour réfléchir soigneusement au logiciel de comptabilité que vous allez utiliser, car il vous permettra d'économiser beaucoup de temps, d'efforts et de problèmes.

Beaucoup de ces solutions de comptabilité en ligne offrent des fonctionnalités vraiment utiles aux jeunes entreprises et, contrairement à certains logiciels de comptabilité traditionnels, elles ne coûtent pas cher non plus. Dans la plupart des cas, vous ne payez qu'une petite redevance mensuelle, ce qui est excellent pour la trésorerie au début.

En tant que jeune entreprise, vous essayez souvent de tout faire vous-même. Le fait de disposer d'un système de comptabilité en ligne qui vous permet d'établir des factures, de mettre à jour votre comptabilité, de consulter la liste des débiteurs et des créanciers en souffrance, d'analyser les bénéfices et les flux de trésorerie - le tout depuis n'importe quel endroit où vous avez accès à l'internet - peut vraiment vous aider à gagner du temps et à gérer votre entreprise plus efficacement.

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Chaque système de comptabilité en ligne a ses avantages et ses inconvénients

De nombreux progiciels de comptabilité en ligne ont vu le jour au cours des cinq dernières années. Ils ont tous leurs mérites et leurs limites.

Certains ont été conçus en mettant l'accent sur les factures de vente et d'autres offrent un système de comptabilité plus complet. Certains sont originaires des États-Unis ou de Nouvelle-Zélande et ne conviennent donc pas à toutes les entreprises britanniques.

Vous ne voulez pas avoir à changer de système après quelques mois, alors prenez le temps de choisir celui qui vous convient le mieux et qui assurera l'avenir de votre entreprise. L'option la moins chère n'est pas nécessairement la meilleure. Et la recommandation de votre ami, bien que bien intentionnée, pourrait ne pas correspondre aux besoins de votre entreprise.

Comment trouver le logiciel de comptabilité en ligne le mieux adapté à vos besoins

En tant que jeune entreprise, le problème auquel vous êtes confronté est que tant que vous n'avez pas réellement utilisé l'un des systèmes en ligne disponibles, il est difficile de savoir avec certitude s'il vous convient.

Pour vous aider à déterminer laquelle des options de comptabilité en ligne est la meilleure pour votre entreprise, vous devez vous poser les questions suivantes avant de décider de la solution à adopter ;

Cette solution comprend-elle un module "TVA" qui convient à votre entreprise ?

Si vous êtes, ou pensez être, enregistré à la TVA, vous devrez vérifier certains détails ;

Peut-elle faire face à la comptabilité de caisse et de facturation pour la TVA

Peut-il s'adapter au régime de TVA forfaitaire ?

Produit-il automatiquement une déclaration de TVA ?

La déclaration de TVA peut-elle être soumise à HMRC à partir du logiciel ?

Tous les progiciels de comptabilité en ligne ne mettent pas automatiquement en œuvre le calcul de l'autoliquidation. Si votre entreprise a des règles de TVA légèrement compliquées à suivre, vous devez vérifier si cette fonctionnalité est incluse. Vous risquez de faire des erreurs dans votre déclaration de TVA sans cette fonction.

Le logiciel offre-t-il la possibilité d'utiliser plusieurs devises ?

Si votre entreprise exige que vous ayez des comptes multidevises, il s'agit là d'un élément décisif. Tous les logiciels ne peuvent pas gérer cette situation.

Quel type de "déclaration" est disponible ?

Avez-vous besoin de rapports complets à la fin du mois et/ou d'un enregistrement par projet et/ou de rapports rétrospectifs pour analyse ?

Pour vous permettre de mesurer les performances et de gérer votre entreprise plus efficacement, la plupart des logiciels de comptabilité produisent une série de rapports. Parmi les plus courants, citons les suivants ;

Rapports mensuels sur les pertes et profits avec comparaison des 12 derniers mois

Rapports mensuels sur le bilan de tous vos actifs, passifs et capitaux au cours de la période de 12 mois

Rapports sur vos principaux clients ou fournisseurs de l'année

Débiteurs et créanciers âgés pour des périodes de 30, 60 et 90 jours

Un aperçu des profits et pertes de l'exercice en cours avec une estimation des obligations fiscales actuelles

Décidez des fonctionnalités qui vous sont les plus utiles et assurez-vous que le système que vous choisissez les offre.

Propose-t-il un module "Banque" ?

Le logiciel peut-il être relié à votre compte bancaire ? Certains exigent que vous téléchargiez des relevés bancaires, d'autres vous permettent de mettre en place un flux automatique à partir de votre compte bancaire et de vos cartes de crédit, de sorte que toutes les transactions bancaires soient détaillées automatiquement.

Un flux automatique est certainement préférable car il vous fera gagner un temps précieux et vous permettra de disposer de chiffres toujours à jour.

Le système gère-t-il les "stocks" ?

Certains systèmes peuvent gérer les stocks, d'autres non. Si vous faites du commerce de produits, cette fonction sera essentielle pour vous.

Existe-t-il un module "Paie" ?

Parfois, cette fonction est incluse dans votre logiciel, parfois elle est disponible sous forme de module complémentaire. Vous pouvez également vous demander si le module "Paie" permet de soumettre des demandes de renseignements directement au HMRC depuis le logiciel.

Quels types de "modèles de factures" existe-t-il ?

La plupart des progiciels de comptabilité en ligne vous permettent de personnaliser vos modèles de factures, mais vous n'avez souvent qu'une flexibilité limitée.

Si votre facture est trop descriptive et comporte des conditions détaillées, vous aurez peut-être du mal à faire fonctionner le modèle par défaut. Si c'est un élément important de votre entreprise, vous devriez donc le vérifier.

Le modèle permet-il d'utiliser des "utilisateurs" avec différents niveaux d'autorisation ?

Si vous travaillez avec une équipe et souhaitez donner un accès limité à l'équipe commerciale ou à l'équipe financière, assurez-vous que le logiciel que vous choisissez le permet.

Offre-t-il un bon module "Journaux" ?

Les comptables doivent effectuer certaines écritures de régularisation sur des comptes qui ne peuvent pas être saisis par le biais de vos modules "Banque" ou "Facturation" habituels.

Nombre de ces écritures comptables, telles que les ajustements de fin d'année des comptes de régularisation, des paiements anticipés ou des salaires mensuels, sont effectuées par le biais de journaux - mais certains systèmes comptables disposent d'un module mal conçu pour saisir les journaux, ce qui peut rendre difficile pour votre comptable de faire correspondre les chiffres de votre système aux comptes définitifs.

Peut-il établir un lien avec votre déclaration d'impôts annuelle personnelle ?

Certaines options de comptabilité en ligne peuvent prendre les informations sur les paiements de salaires et de dividendes que vous avez reçus de votre entreprise et les relier à votre déclaration d'impôt personnelle.

FreeAgent a même la possibilité de vous permettre de soumettre votre déclaration d'impôts annuelle directement par le biais de son logiciel. Cela peut vous faire gagner du temps et réduire les risques d'erreurs manuelles dans votre déclaration d'impôt sur le revenu.

L'interface est-elle bonne ?

Si vous trouvez la navigation intuitive et que vous pouvez rapidement trouver des fonctions permettant d'étayer vos factures de vente, vos fournisseurs, vos clients, vos rapports de pertes et profits, etc.

Vous ne pourrez vous en rendre compte que lorsque vous utiliserez le système pour vous-même. Faites donc un essai ou une démonstration de vos fonctions favorites pour voir lesquelles vous préférez.

Y a-t-il un bon niveau de soutien disponible ?

Découvrez quel est le niveau d'aide disponible. Vous aurez sans doute des questions auxquelles il faudra répondre et des problèmes à surmonter à un moment donné, alors demandez quelle aide est fournie.

Si, comme de nombreux propriétaires de petites entreprises, vous vous occupez de votre facturation et de votre comptabilité le soir et le week-end, vérifiez si une aide est disponible à ces moments-là.

Existe-t-il une version mobile pleinement fonctionnelle ?

La plupart des options de comptabilité en ligne proposent également une version mobile, qui vous permet d'accéder à vos comptes via votre smartphone. Cependant, dans certains cas, les versions mobiles ont des fonctionnalités très limitées. Il est donc utile de décider avant d'acheter si cela sera vraiment important pour vous.

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